COVID19 – Una spinta allo smart working

Quando si affronta una crisi, o meglio dire un cambiamento, saper rimanere al passo è uno dei fattori più importanti. Non ostacolare il cambiamento ma prenderne spunto per migliore i processi in azienda.

Esistono già da molto tempo, e molte aziende hanno già cominciato ad utilizzare, strumenti davvero utili per agevolare il lavoro da remoto. Si tratta di tool gratuiti (oppure nelle versioni a pagamento) che rendono semplici la suddivisione dei compiti tra i lavoratori, l’aggiunta di task e obiettivi, il monitoraggio dei tempi di lavorazione, i meeting online, etc.

In questo breve articolo cercheremo di indicarvene alcuni, spiegando le principali funzionalità e vantaggi.

Buona lettura!

Condivisione di file e documenti

1. Google Drive

Questo strumento è fornito gratuitamente da google per tutti coloro che possiedono un account google (gmail).
Oltre ad avere una valida alternativa al pacchetto office, con la possibilità di creare file work, pdf, tabelle excel, presentazioni, etc. potrete condividere con tutti i vostri collaboratori documenti che potranno aggiornare in tempo reale, vedendo anche quali modifiche apporterete voi e quali apporteranno loro.

Questo strumento vi permetterà di avere un ampio archivio gratuito, accessibile a tutto il vostro team oppure alle risorse dedicate al progetto. Ogni progetto caricato potrà essere esclusivamente vostro oppure condiviso con le persone che preferirete.

Potrete effettuare la condivisione dei file sia via mail, utilizzando l’indirizzo gmail dell’altra persona, oppure direttamente tramite link. Inoltre, potrete scegliere se condividere i documenti in solo lettura, oppure abilitare i commenti o la modifica.

Riunioni e formazione

1. Gotomeeting

Uno strumento gratuito utile per sostituire le riunioni fisiche e le formazioni. Iscrivendovi con un account aziendale potrete creare appuntamenti e riunioni, stabilendone il giorno e l’orario. Vi basterà inviare il link che il sistema genera in automatico alle persone invitate alla riunione – o formazione.

Cliccando sul link potranno accedere anche persone che non possiedono un account gotomeeting, entrando come ospiti indicando un nickname per il riconoscimento.

Ogni persona vedrà sul proprio schermo il relatore principale, e potrete decidere se abilitare per tutti la fotocamera e il microfono, così da vedere e sentire tutti in tempo reale. Tra le opzioni che il tool mette a disposizione c’è anche una chat che tutti i partecipanti potranno utilizzare per inviare messaggi, documenti oppure emoticon.

i vostri invitati potranno accedere anche attraverso l’app mobile, rendendo questo strumento molto semplice e facile da utilizzare in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

2. Zoom

Un tool gratuito nella versione free per le video-conferenze. Il funzionamento è molto simile a quello di gotomeeting. Potrete organizzare diverse riunioni, invitando persone diverse ad ognuna. Sarà una vostra scelta decidere se le persone che si uniranno al meeting potranno solo ascoltare oppure potranno anche interagire con gli altri partecipanti. Chat, audio, video e connessione anche attraverso una chiamata telefonica, sono tutte funzioni che zoom supporta. Per agevolare lo smart working nella versione base del piano (quella gratuita) hanno momentaneamente sospeso il limite di 40 minuti per le riunioni free. 

Questo strumento funziona in tutta Europa e negli USA, ma non in paesi al di fuori della comunità europea (per ora)

Suddivisione di compiti e task

1. Trello

Trello è un programma gratuito. Basterà creare un account aziendale e inviare un link per l’accesso ai vostri collaboratori. Con una grafica intuitiva, simile a post-it, potreste aggiungere compiti e spuntare i lavori terminati, assegnando ad ognuno dei vostri collaboratori i lavori da svolgere, con relativa descrizione e tempi di consegna.

Potrete ordinare i task in ordine di importanza, oppure in ordine di consegna del lavoro finito. I vostri collaboratori potranno poi spuntare i lavori in corso e quelli terminati, così che in ogni momento possiate avere la situazione sotto controllo, grazie a check list semplici e intuitive.

2. Slack

Per non intasare l’indirizzo mail potrete utilizzare l’app di messaggistica instantanea slack. Il funzionamento, sia da pc sia da mobile è molto semplice: create un account e invitate i collaboratori.

Potrete suddividere il vostro account in più sezioni, ognuna delle quali potrà dare accesso a persone diverse. Ad esempio potrete creare la chat room (canale) HUMAR RESOURCES, quella COMMERCIALI e quella con TUTTO LO STAFF. In questo modo potrete inviare le comunicazioni a tutte le persone interessate in un colpo solo, visualizzando anche chi ha già letto il messaggio e chi no. Inoltre, potreste scrivere in privato ad ognuna delle persone che avranno accesso al programma.

Tra le funzionalità più utili di questo programma c’è la condivisione di file. Una volta condiviso un file con un gruppo, potrete modificarlo, scaricarlo e ricaricare sul programma, rendendolo disponibile a tutto il gruppo di lavoro interessato.

Con slack è possibile anche effettuare video-chiamate e call.